Kako biti produktivan u 5 jednostavnih koraka

Kako biti produktivan, bolje se organizirati i posložiti prioritete neka su od pitanja koja nas muče gotovo svakodnevno. Produktivnost se uči i usvaja kao i ostale vještine, a postoje mali trikovi i koraci koji mogu pomoći u tome. Puno se vremena troši na aktivnosti koje ne doprinose konačnom cilju, već je riječ o administrativnim poslovima ili popratnim aktivnostima, a uz dobar plan to je moguće promijeniti. Donosimo vam savjete kako biti produktivan u pet jednostavnih koraka.

1. Izrada plana aktivnosti, kalendara ili rasporeda

Prije bilo kakvog početka projekta ili tjedna, najvažnije je posvetiti se organizaciji vremena. To je najlakše napraviti kroz kalendar za naredni period u koji je potrebno upisati sve zadatke, procijeniti čime ćemo se kada baviti i koliko nam vremena za to treba.

Ako u startu ne znate koje aktivnosti uzimaju koliko vremena i ne možete procijeniti, počnite voditi dnevnik aktivnosti. To je popis stvari koje ste kroz dana obavili i vrijeme koje su vam ti isti zadaci uzeli, a već je nakon tjedan dana vođenja dnevnika aktivnosti lakše složiti plan za idući tjedan. Kada je kalendar dobro organiziran, pola posla je napravljeno.

Olakšajte si i koristite aplikacije za organizaciju kalendara kao što su Asana, Trello ili, jednostavno, Google Calendar. Kada znate koje vas aktivnosti očekuju, lakše ćete prionuti na posao i pripremiti se za svaku od tih aktivnosti, jer je planiranje – pola posla.

2. Odrediti prioritete

Bez obzira na dobru organizaciju i korištenje kalendara ili aplikacija, dan i dalje ima (samo) 24 sata. Upravo je zato najvažnije odrediti koji su zadaci prioritetniji, odnosno koje ne smijemo propustiti. Već smo pisali o tome kako postaviti prioritete, a najvažnije je uzeti u obzir što vam je bitno i što je hitno. Ostale aktivnosti su kradljivci vremena i u trećem koraku određujemo što ćemo s njima.

3. Delegirati ili odgoditi

Nakon što su posloženi prioriteti u zadacima, lako je shvatiti koji su to oni koji nisu toliko hitni i bitni. Često se neke stvari čine iznimno važnima, ali u usporedbi s ostalima jasno je da su zapravo na kraju liste. Dakle, zadaci koji nisu na vrhu liste prioriteta moraju van. Ključno je prebaciti ih na nekog drugog, ako je to moguće ili ih jednostavno odgoditi za dan u kojem imamo više vremena.

4. Bez ometanja

Popis je složen, raspored je jasan , prioriteti su određeni… Sad je vrijeme za rad! Ometati nas može prostor u kojem radimo, zvukovi ukućana ako dijelimo kućni ured, notifikacije na mobitelu… Nema kvalitetnog i produktivnog rada sve dok postoje distrakcije. Jedna od najvažnijih stvari kod produktivnosti je urednost. Uredan i posložen (kućni) ured priziva dobru radnu atmosferu, a stišan zvuk na mobitelu omogućuje fokus na trenutak. Tek kad je sve posloženo i mirno možemo zaista biti produktivni.

5. Prilagodite posao sebi

A za kraj, ako je ikako moguće, budite fleksibilni prema sebi i prilagodite najvažnije zadatke onom vremenu u danu kad znate da ste najproduktivniji. Sami sebe poznajemo najbolje i ako znamo da nismp jutarnji tip nego najbolje funkcioniramo kasno navečer, najvažnije zadatke jednostavno ostavljamo za taj period. Neki su pretežito jutarnji tipovi i teško funkcioniraju kad se cijeli svijet probudi. U tom slučaju pokušajte većinu važnih zadataka riješiti rano ujutro, dan će imati potpuno drugačiji ton.

Fotografije: Pinterest