Slučaj zvan multitasking – da ili ne?

Multitasking se definira kao skup radnji koje jedna osoba obavlja u isto vrijeme. Multitaskamo ako istovremeno gledamo TV i pričamo na telefon, šaljemo mailove za vrijeme slušanja kolege na sastanku ili hodamo i jedemo. Ovo su jednostavni primjeri u kojima je multitasking gotovo pa neprimjetan jer su jednostavne i svakodnevne.

Češće multitaskamo odrađujući kompleksnije poslove odjednom, na primjer odgovaranje na mailove, istovremeno pričajući na telefon i pokazujući kolegi u uredu prezentaciju, istovremeno razmišljajući o sastanku slijedi.

Iako se u našem društvu multitasking percipira kao hvalevrijedna vještina, istina je da multitasking donosi više štete nego koristi.

Nakon studije sa Stanford Universityja 2009. godine, brojna istraživanja su potvrdila da multitasking zapravo ne postoji, odnosno da oni ljudi koji rade više aktivnosti odjednom, zapravo naprave jednaku količinu aktivnosti za jednako vrijeme, samo su pod većom količinom stresom i lošije odrade posao.

Čini se kao da se poslovi koje radimo sastoje od multitaskanja, često imamo nekoliko aplikacija i programa za komunikaciju otvorene, komuniciramo istovremeno putem telefona, laptopa i uživo, dobivamo stotine mailova i poruka dnevno, često desetke istovremeno, i sve stignemo odgovoriti, riješiti, popratiti…

Ali koliko kvalitetno smo to odradili? Istraživanja su pokazala da su oni zaposlenici koji su izloženi većem broju poruka s različitih kanala, slabije filtrirali važne informacije i samim time nisu kvalitetno radili.

Dok jedni tvrde da multitaskati znači imati fokus na više od jedne radnje istovremeno, sva istraživanja tvrde da je to nemoguće. Fokus se ne zadržava na više radnji odjednom, već se prebacuje s jedne radnje na drugu što može biti iznimno naporno i zapravo troši dodatno vrijeme.

Multitasking nas čini nervoznima, umara naš mozak, čini nas manje produktivnima i sveukupno snižava kvalitetu našeg rada.

Često se zapetljamo u multitaskingu jer se rješavanjem jednog zadatka pokušavamo odmoriti od drugog ili jer je “uletjelo” nešto iznenada dok smo se već bavili nečim važnim pa odlučimo riješiti oboje odjednom. Ako često na kraju nismo baš zadovoljni time kako je odrađeno, ali smo zadovoljni koliko brzo smo to riješili, možda je vrijeme da prestanemo multitaskati.

Kako učinkovitije odraditi zadatke bez multitaskanja?

Napravite to – do listu

Spremna lista zadataka može pomoći u planiranju dana – ako imamo popisane zadatke i znamo koliko nam otprilike treba za rješavanje, možemo ih poredati po važnosti i rješavati jedan po jedan, bez mogućnosti da se preklope.

Umirite svoju okolinu

Prostor u kojem radimo trebao bi biti fokusiran na ono čime se bavimo, a to je jednostavno ako ste u uredu. U uredu je potrebno samo maknuti se od kolega koji kradu vrijeme, dok u situaciji rada od kuće to može biti ipak malo izazovnije. Prljavo rublje, kućni ljubimci, kuhinja pri ruci – sve to mogu biti razlozi da uz posao i multitaskamo. Potrudite se učiniti svoj okolinu mirnom, bez distrakcija, kako bi fokus mogao biti na zadatku koji je pred vama.

Uzimajte češće pauze

Čak i pauza od par minuta, kao što je kratka šetnja po uredu ili odlazak do kuhinje, može biti odlična proslava jednog odrađenog zadatka. Ako si priuštimo pauzu od nekoliko minuta nakon svakog odrađenog zadatka, lakše i produktivnije ćemo započeti s izvršavanjem novog zadatka.

Recite NE

Već smo pisali o tome kako postaviti granice i reći ne zadacima koji kradu vrijeme. Stavite takav zadatak na dno liste ili ga jednostavno odgodite. Kad već imate isplaniran dan, prekinuti ga može samo nešto jako hitno i jako bitno, za vas naravno.

Fokusirajte se na ono što trebate napraviti, a ne što možete

Sposobni ljudi često imaju poteškoća s prepuštanjem svojih zadataka drugima i misle da samo zato što mogu sve napraviti, to i trebaju. Ne morate napraviti sve što možete, pogotovo ako to znači stres i umor na kraju dana. Fokusirajte se samo na ono što je potrebno napraviti, zadatke koji su ključni za taj dan. Sve u svoje vrijeme.